TALLER Nª 1

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

La Coordinación de Correspondencia y Archivo cuyo objetivo es llevar el registro y control de toda la documentación recibida en el departamento, el envío y seguimiento de la

Correspondencia turnada para su atención; y el resguardo de la que conserve bajo su

custodia.

Revisar y organizar los documentos recibidos para archivo.

Clasificar la documentación para ser archivada. Custodiar y resguardar la documentación, vigilando su uso e impidiendo su sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como el uso indebido de la misma.

Elementos necesarios utilizados en el Departamento de Archivo y correspondencia
COMPUTADOR	Facilita el trabajo en todos los momentos de radicación de los documentos además es necesario en el desarrollo de software y bases de datos
REDES	Facilitan tanto las comunicaciones internas como las externas, también contribuyen a la agilidad en las circulación de comunicaciones oficiales.
FAX	Agiliza en soporte físico las comunicaciones que realmente son de carácter urgente aunque también acortan distancias entre el receptor y el destinatario
BASES DE DATOS	Es como un biblioteca interactiva la cual nos muestra cuando queremos la información que se le ha cargado además permite ubicar y radicar y registrar más fácilmente un documento
INTERNET	Gran herramienta y plataforma base para el intercambio de las comunicaciones vía correo electrónico y también la utilización de bases de datos y software que requiera una unidad de correspondencia hasta la respuesta por parte de la dependencia que recibe este documento
CORREO ELECTRONICO	Medio utilizado para el envió y recibo de documentos electrónicos, puesto que así se facilita el tramite desde ala unidad de correspondencia
FOTOCOPIADORA	Con el avance de la tecnología también funciona como escáner, impresora y además permite transformas el soporte físico a digital un documento y viceversa, también produce una copia exacta un documento al que se le solicite o archive.
SELLOS	Registro importante que da la unidad de correspondencia puesto que este la prueba testimonial que un documento fue radicado, registrado, distribuido, estos sellos son los único para la empresa peo se rigen segunda el Acuerdo 060 de 2000
CARPETAS	Son importantes para tener archivado adecuadamente, en los diferentes periodos de tiempo,

• ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Computador
Impresora
Scanner
Fax
Teléfono
Fotocopiador
Formato DVD
Sellos
A z tamaño oficio
Archivadores de fuelle de cartón
Ganchos legajado plástico
Ganchos de cosedora
Resaltadores
Tijeras
Lapiceros
Borrado
Cosedora
Perforadora
Sobre manila tamaño carta
Sobre blanco
Huellero